Projektmanagement meint die Anwendung von Methoden, Werkzeugen, Techniken und Wissen in einem Projekt. Ziel ist es dabei, die Projektanforderungen und -ziele hinsichtlich Zeit, Kosten, Qualität, Nutzen und Risiken zu erfüllen. Aus diesem Grund gehören auch die Planung, Steuerung und Überwachung aller Aktivitäten zum Projektmanagement.
Normen liefern einerseits die Standards privater Projektmanagement-Verbände, andererseits Institute wie die International Standards Organization (ISO) oder das Deutsche Institut für Normung e.V. (DIN).
Zu den wichtigsten internationalen Projektmanagement-Normen gehören folgende:
- ISO 21500 “Leitfaden zum Projektmanagement”
- ISO 21504 “Projektportfoliomanagement”
- PMBOK-Guide (A Guide to the Project Management Body of Knowledge) des US-amerikanischen Project Management Institute (PMI)
- ICB (Individual Competence Baseline) der International Project Management Association (IPMA)
- PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) des Best-Practice-Anbieters Axelos
Wichtige deutsche Normen für die Projektarbeit sind die DIN 69901 “Projektmanagementsystem” und die DIN 69909 “Multiprojektmanagement”.
Eine ganzheitliche Projektplanung ist insbesondere dann wichtig, wenn man mit begrenzten Ressourcen arbeitet und ein komplexes Vorhaben zu einem bestimmten Zeitpunkt abschließen will.
Ein gutes Management von Projekten liefert eine übersichtliche Planung aller Aufgaben. So ist jederzeit klar, ob einzelne Fristen eingehalten werden können. Darüber hinaus schafft das richtige Management klare Zuständigkeiten. Alle Beteiligten kennen die Ziele des Projekts und sind sich über ihre Rolle bei der Erreichung dieser Ziele im Klaren.
Dadurch, dass alle Abläufe vorab geplant werden, lassen sich mögliche Risiken besser einschätzen. Mann kann frühzeitig Gegenmaßnahmen für den Notfall erarbeiten, schafft so eine Art Frühwarnsystem und steigert die Termintreue.
Heutzutage kommen Projektmanagement-Methoden in nahezu allen Branchen zum Einsatz. Als typische “Projektmanagement-Branchen” gelten das Bauwesen, die industrielle Produktion, die IT- und Telekommunikation sowie die Luft- und Raumfahrt.
Das Management von Projekten bringt klare Vorteile mit sich:
- Bessere Zusammenarbeit: Durch das Erstellen übersichtlicher Pläne profitiert das eigene Zeitmanagement und die Arbeit mit den Kollegen.
- Weniger Unklarheiten: In jedem Projekt gibt es einen Projektverantwortlichen, dessen Aufgabe es ist, seine eigene Rolle sowie die aller anderen deutlich zu kommunizieren.
- Mehr Effektivität: Durch klare Projektziele erfahren die Teammitglieder, auf welche Ziele sie hinarbeiten. Die Projektarbeit folgt einem Plan, anhand dessen sich Ziele regelmäßig überprüfen lassen.
- Mehr Effizienz: Ausgewählte Tools helfen der Kommunikation im Team auf die Sprünge und tragen dazu bei, alle Aufgaben nach Plan zu erledigen.
Die Einführung von Projektmanagement kann sich aber auch nachteilig auswirken. Zum einen bindet der Aufwand, der für die Dokumentation betrieben werden muss, Ressourcen, die dem operativen Geschäft nicht zur Verfügung stehen. Zum anderen kann es in Unternehmen, in denen zahlreiche Projekte um begrenzte Ressourcen konkurrieren, zu Zielkonflikten kommen.
Das Project Management Institute definiert insgesamt neun Projektmanagement-Bereiche:
- Integrationsmanagement
- Umfangsmanagement
- Integrationsmanagement
- Zeitmanagement
- Kostenmanagement
- Qualitätsmanagement
- Personalmanagement
- Kommunikationsmanagement
- Risikomanagement
- Beschaffungsmanagement
Während es beim Zeitmanagement darum geht, alle Projektfristen im Blick zu behalten, spielen beim Kostenmanagement die Finanzen eine essenzielle Rolle. Schließlich sollen die vorhandenen Ressourcen effizient eingesetzt werden. Dafür plant man die entsprechenden Mittel, verteilt Budgets und überwacht die finanziellen Aktivitäten.
Zur Kapazitätsplanung gehört auch das Personalmanagement, also die Planung und Steuerung der personellen Ressourcen. Das Personalmanagement ist für die Personalakquisition und Teamentwicklung zuständig. Es klärt, wer welche Aufgaben übernimmt und wer mit wem zusammenarbeitet, ob der Personalbedarf gedeckt ist oder ob es weiterer Mitarbeiter bedarf.
Das Qualitätsmanagement kümmert sich um die verschiedenen Qualitätsanforderungen, denen das Projektergebnis gerecht werden muss. Hier geht es um die Planung, Lenkung und Sicherung der Qualität des Produkts beziehungsweise der Dienstleistung.
Da mit Projekten auch immer Risiken einhergehen, bedarf es eines durchdachten Risikomanagements. Dieses beschäftigt sich mit der Identifizierung und Bewertung von Risiken und entwickelt entsprechende Maßnahmen.
Projekte laufen in mehreren Phasen ab. Üblicherweise unterscheidet man fünf Projektmanagement-Phasen, die jeweils andere Aufgabenstellungen mit sich bringen.
- Startphase: Zum Projektstart werden Rahmenbedingungen, Inhalt, Dauer, Kosten und Aufwand des Projekts geklärt. Besonders wichtig ist eine klare Zielformulierung.
- Planung: In dieser Phase spielt die Analyse eine wichtige Rolle. Es geht darum, Aufgaben zu verteilen, Zeitpläne zu erstellen und über die Projektorganisation zu entscheiden.
- Durchführung: In dieser Phase erfolgt die Umsetzung der Planung in Form konkreter Maßnahmen und der Bearbeitung der Aufgaben.
- Steuerung: Das Projektcontrolling zieht Soll-Ist-Vergleiche, betrachtet den Projektfortschritt und -status sowie mögliche Probleme. In dieser Phase ist eine offene Kommunikation wichtig, um alle relevanten Daten auswerten zu können.
- Abschluss: Zum Projektende geht es darum, zu beantworten, was man im Projektverlauf gelernt hat. Was ist gut gelaufen, was schlecht? Was sollte man beim nächsten Mal anders machen?
Egal, ob es sich um ein strategisches oder ein operatives Projekt handelt – eine gute Projektplanung ist für den Projekterfolg unerlässlich. Oft ist es sinnvoll, bei der Ausarbeitung des Projektplans auf das Know-How des Entwicklungsteams zu setzen. Das steigert nicht nur die Motivation, sondern resultiert in einem realistischeren Zeitplan.
Um ein Projekt sinnvoll zu strukturieren, ist es zunächst in einzelne Teile zu unterteilen. Die genaue Struktur hängt von den Projektzielen beziehungsweise der Problemstellung ab. Sie kann sich zum Beispiel an den Projektphasen, aber auch an Unternehmensbereichen orientieren.
In jedem Projekt ist es zudem sehr wichtig, frühzeitig Verantwortlichkeiten zu verteilen und Verbindlichkeiten zu schaffen. Das Projektteam wie auch die Stakeholder sollten regelmäßig an einem Tisch zusammenkommen, über Aufgabenpakete, den Projektfortschritt und mögliche Änderungswünsche sprechen.
Das Management im Projekt ist eine Querschnittsaufgabe, weshalb in der Praxis unterschiedlichste Methoden zum Einsatz kommen. Im Folgenden sind die wichtigsten aufgeführt:
Diese Technik visualisiert die zeitliche Abfolge von Teilvorgängen im Projekt. Der Netzplan bietet nicht nur einen Überblick über die Gesamtdauer des Projekts, sondern visualisiert einzelne Vorgänge und Aktivitäten, die den geplanten Projektabschluss gefährden könnten. Außerdem kann man in ihn Puffer und Zeitreserven einbauen.
Im Projektstrukturplan finden sich alle Projektelemente hierarchisch gegliedert und in operationalisierbaren Einheiten wider. Teil des Plans sind außerdem die Beziehungen zwischen den einzelnen Elementen. So entsteht ein grober Überblick über die Struktur des Projekts.
Die Meilensteintrendanalyse dient als beliebte Methode für die Prognose und Steuerung von Projektterminen. Die Projektbeteiligten können Projekt-Meilensteine definieren und zum Beispiel Prüf- oder Kontroll-Termine mit dem Auftraggeber integrieren.
Das ursprünglich für die Produktionssteuerung entwickelte Kanban-Board ist eine weit verbreitete Methode aus dem agilen Management von Projekten. Es ist in drei Spalten gegliedert, in die man Aufgaben nach ihrem jeweiligen Status (To Do, In Progress, Done) einordnen kann.
Projektmanagement-Tools sollen den Beteiligten die Projektaufgaben auf übersichtliche Art und Weise vor Augen führen. Außerdem kann man mit Hilfe der Online-Tools ortsunabhängig und damit extrem flexibel und effektiv arbeiten. Wir stellen die drei wichtigsten Tools vor:
Trello wurde auf Grundlage der Kanban-Projektmanagementmethode entwickelt. Es ist in Listen aufgebaut, in denen sich Karten beliebig verschieben lassen. Außerdem kann man auf einen Projektstrukturplan zugreifen.
Basecamp ermöglicht dem Anwender eine Übersicht über Projektaufgaben und Teilprojekte. Zum Tool gehören außerdem eine Nachrichtenfunktion und ein Chat für das gesamte Team oder einzelne Projekte. Da das Programm sehr schlicht gehalten ist, ist es für umfangreiche Projekte nicht immer geeignet.
Asana wird in vielen Unternehmen für die Organisation und Teamarbeit genutzt. Das Programm stellt den Projekt-Workflow in Form einzelner Karten dar. Der Nutzer kann einsehen, welche Aufgaben geplant, aktiv oder beendet sind. So lassen sich Aufgaben planen, Projektpläne erstellen, Prioritäten setzen und Fortschritte verfolgen
Projektarbeit bedeutet Teamarbeit, weshalb auch kleine Projekte in der Regel immer von mehreren Personen durchgeführt werden. Projektbeteiligte kann es sowohl innerhalb als auch außerhalb des Projekts geben. Auftraggeber, Projektmanager, Teammitglieder und externe Stakeholder nehmen unterschiedliche Rollen ein und haben damit auch unterschiedliche Funktionen:
- Kunde beziehungsweise Auftraggeber: Projektinitiator und oberster Entscheidungsträger
- Projektmanager: Experte für die Planung und Organisation, der außerdem die Gesamtverantwortung für das Projekt trägt
- Projektleitung: Kopf des Projektteams, koordiniert Teammitglieder und ist inhaltlich involviert
- Projektmitarbeiter: Erledigung der im Projekt anfallenden Aufgaben
- Stakeholder: Personen oder Personengruppen, die ein Interesse am Projekt haben beziehungsweise von diesem betroffen sind
Bei den Erfolgsfaktoren der Projektarbeit handelt es sich um Bedingungen, die zu einem erfolgreichen, termingerechten Abschluss des Projekts beitragen. In der Praxis haben sich dabei immer wieder folgende Bedingungen bewährt:
- Eindeutige Projektanforderungen und klare Zieldefinition
- Klar kommunizierte Rollen und Verantwortlichkeiten
- Offene Kommunikation im Projektteam und mit den Stakeholdern
- Ausreichende Infrastruktur hinsichtlich personeller und finanzieller Ressourcen
Natürlich spielen für eine erfolgreiche Projektdurchführung auch eine qualifizierte Projektleitung, die Unterstützung durch die Unternehmensführung und zahlreiche andere Faktoren eine Rolle. Die jeweils relevanten Erfolgsfaktoren hängen aber immer auch von der Art des Projekts ab. So sind die Herausforderungen in einem Entwicklungsprojekt andere als in einem Projekt für die Organisationsentwicklung.
Zertifizierungen ermöglichen den Teilnehmenden eine fachlich fundierte Ausbildung in den Techniken und Methoden des Projektmanagements. Zudem sorgen sie für einheitliche Standards hinsichtlich Vorgehensweisen und Methoden.
Als Zertifizierungs-Anbieter haben sich vor allem die International Project Management Association, das Project Management Institute und Axelos (Prince2) durchgesetzt. Angeboten werden aufeinander aufbauende Zertifikatslehrgänge, die auf den Standards des jeweiligen Instituts basieren. Für Projektmanagement-Anfänger:innen ist jeweils der Einstieg in die erste Stufe gedacht.
Wer sich für die Teilnahme an einem Zertifizierungslehrgang entscheidet, hat die Qual der Wahl. Angesichts der benötigten Ressourcen sollte man sich gut überlegen, in welche Ausbildung man Zeit und Geld investiert. Zur Auswahl stehen zahlreiche unabhängige Zertifizierungsstellen. Eine Möglichkeit, sich zum Projektmanager weiterzubilden und diverse andere Projektmanagement-Schulungen abzuschließen, bietet edudirect.
